4月ということで新年度が始まり、人事異動による引き継ぎや期初の会議で忙しくされている方も多いのではないでしょうか。
今回のテーマはWebサイトの保守管理です。新しく広報や自社サイトの運用を任された方のご参考になればと存じます。
Web保守管理に関する問い合わせが増加中
年度が変わりWebサイトの文言や資料を差し替える時期なのでしょうか、Webサイトの保守管理に関するご相談を多くいただいております。背景としては「十分な引き継ぎがないまま前任者が退職してしまった」、「これまで保守管理を委託していた企業がサービスを取りやめた」などが挙げられます。
Web保守管理で困らない為に
ここからは具体的にWebサイトの保守管理で困らない為に把握しておくべきことをまとめます。下記の項目をまとめた資料を作成することで引き継ぎや制作会社との連絡が円滑になります。
- レンタルしているサーバーの契約情報（会社名、ID、パスワードなど）
Webのリニューアルや保守を制作会社に依頼する際に必要な情報です。またレンタルサーバーの支払い方法についてもご確認ください。支払い方法はクレジットカード又は銀行振り込みか、支払時期にも注意を払いましょう。料金未払のせいでレンタルサーバーが停止し、ある日Webサイトが閲覧できないなんてことを防ぎます。
- ドメインの契約情報
ドメインはネット上の住所です。メールの@以下やWebサイトのURLに入っています。正確な説明をすると非常に長くなるのでここでは具体例と共にざっくりと説明します。URLやメールアドレスに法人の名前などが入っていることはないでしょうか。それがドメインです。（乱暴な説明で申し訳ございません。）
この法人独自のドメインを維持する為にお金が発生することがあるのでこの情報も押さえてください。
- Web制作を依頼した企業の情報
Webのことで困った時に制作を依頼した会社名、担当者名、制作を依頼した時期などをまとめておくことでスムーズに問い合わせをすることができます。また既に保守を任せている場合は制作会社への支払い情報もチェックしましょう。
- CMSの管理画面へのログイン情報
CMS（コンテンツ・マネジメント・システム）とはWebサイトを更新するシステムのことです。自前で更新できるようにする場合にCMSを導入します。CMSはプログラミングの知識がなくてもブログ感覚でWebサイトを更新できます。そしてCMSへのログインにも必要な情報があります。担当者ごとにログイン情報を割り当てている場合もあります。その場合は自身のログイン情報が登録されているかを確認しましょう。
- Webサイトの更新方法
更新画面からどうすればお知らせが更新できるのか、どうすれば文言の修正ができるのかを確認し更新依頼があった際に更新できるようにします。
- 更新のタイミング
何をいつ更新するのかをまとめましょう。新年度には約款、事業報告書を掲載する。取材対応した際にはその情報を掲載する等、どのようなタイミングで更新をしなくてはいけないのかを整理することで更新の漏れを減らせます。
Web保守管理確認リストダウンロード可能です。
この記事でお伝えした内容を表で管理できるようにしました。Microsoft のWordで簡単に記入いただけます。オレンジ色のボタンからダウンロードをお申し込みください。
おわりに
今回はWebの保守管理をテーマに担当者の方が困らない為にどのような情報をまとめればよいのかをお伝えしました。法人によってはサーバーやドメインの管理は制作会社に任せているケースもあるので、必ずしも全てを自前で管理しなくてはならないこともないのですが、法人で管理する部分と制作会社に任せている部分を把握するのが重要です。
これらの情報を把握することでWebサイトの保守管理を任されても、制作会社と連携を取りながら対応できます。引き継ぎで困る方が一人でも減ることを願って。
Webサイトの保守やリニューアルは介護の応援にお任せ
介護の応援ではWebサイトの保守や制作を行っております。「もっと魅力を訴求できるWebサイトにしたい」、「保守のリソースがないから協力会社に任せたい」などWebサイト周りでお困りのことがございましたら介護の応援にご相談ください。